تنظیمات ایمیل در نرم افزار مایکروسافت اوت لوک

اوت لوک یک نرم افزار کاربردی برای مدیریت بهتر ایمیل ها و استفاده بهینه از پست الکترونیک میباشد. نصب و راه اندازی مجموعه نرم افزار های Microsoft Office به جز صرفه جوئی در وقت میتواند در برنامه ریزی های کاربردی برای بهینه سازی وقت مدیران، کارمندان و سایر کاربران موثر باشد. کلیه مشترکین خدمات میزبانی وب (هاستینگ) و یا طراحی وب سایت فناوری اطلاعات نت سام میتوانند برای مدیریت بهتر ایمیل های خود با استفاده از راهنمای اوت لوک، کلیه ایمیل های خود را در Outlook مدیریت نمایند. همانطور که میدانید مهمترین گام در پیشرفت کسب و کار و پیشرفت آموزش و افزایش آگاهی میباشد. هر چقدر نسبت به ابزار و امکانات جدیدتر اطلاعات بیشتری داشته باشید مسلما احتمال سبقت شما از رقبایتان بیشتر است. اگر تا کنون نسبت به نصب و راه اندازی آفیس روی کامپیوتر شخصی خود اقدام ننموده اید همین حالا با استفاده از راهنمای تصویر تنظیمات اوت لوک نسبت به نصب و تنظیم ایمیل های خود بر روی اوت لوک اقدام نمایید. به منظور راه اندازی نرم افزار Outlook راه نمای زیر را به صورت گام به گام دنبال کنید:

۱- اجرای برنامه آفیس اوت لوک Microsoft Office OutLook:

از منوی Start کامپیوتر خود برنامه Microsoft Office Outlook را انتخاب نموده و این برنامه را اجرا کنید. در صورتیکه برای اولین قصد تنظیم یک ایمیل ادرس بر روی نرم افزار Microsoft Office Outlook را دارید صفحه زیر را مشاهده خواهید نمود. در غیر اینصورت گرینه ۱۳ را مشاهده بفرمائید.

۲- روی دکمه Next کلیک کنید.

۰۱

۳- انتخاب وضعیت اوت لوک برای تنظیم اولین ایمیل در اوت لوک:

در این قسمت شما مي‌توانید یک ایمیل بری خود بسازید. فرض ما این است که شما ایمیل شخصی دارید. گزینه No را انتخاب کنید (تصویر۲) و بر روی Next کلیک نمایید. در صورتیکه قصد تنظیم ایمیل دوم به بعد را در اوت لوک دارید نیازی به انتخاب وضعیت اوت لوک نیست و از مرحله ۴ به بعد پست الکترونیک را در اوت لوک تنظیم خواهید نمود.

۰۲

۴- انتخاب وضعیت تنظیمات در شروع تنظیمات Outlook:

در این قسمت به شما یادآور مي‌شود که در صورتی که آدرس ایمیلی وارد نکنید امکان دریافت و ارسال ایمیل را نخواهید داشت. شما مي‌توانید با فعال کردن جعبه چک مشخص شده عملیات را بدون وارد کردن آدرس ایمیل ادامه داده و این کار را به زمان دیگری موکول کنید. ما قصد داریم که آدرس پست الکترونیکی را وارد کنیم. روی دکمه Back کلیک کنید تا به صفحه قبل برگردیم . پس از انتخاب بر روی Next کلیک نمایید (تصویر۳)

۰۳

۵- افزودن ایمیل به Outlook بصورت خودکار یا بصورت دستی:

مي‌خواهیم تنظیمات ایمیل را بصورت دستی وارد کنیم. روی گزینه Manually configure server settings or additional server types کلیک کنید. پس از انتخاب گزینه مربوط به تنظیمات ایمیل در اوت لوک بصورت دستی بر روی دکمه Next کلیک نمایید. (تصویر۴)

۰۴

۶- انتخاب نوع پست الکترونیک جهت استفاده در اوت لوک:

در این مرحله باید نوع سرویس پست الکترونیکی و روش دسترسی به آن را مشخص کنید. گزینه پیش فرض این قسمت Internet E-Mail است که ما آن را قبول میکنیم. روی Next کلیک کنید. (تصویر۵)

۰۵

۷- وارد نمودن مشخصات ایمیل در اوت لوک:

حالا باید مشخصات حساب پستی خود را در قسمتهای مختلف این صفحه وارد کنید. توجه کنید که مشخصات حساب پستی توسط شرکت ارائه دهنده سرویس پستی در اختیار شما قرار میگیرد. اولین بخشی که باید آن را تکمیل کنید قسمت، User Information است که شامل نام و آدرس پست الکترونیکی شماست. در صفحه بعد ما نام و آدرس پست الکترونیکی مورد نظر را به ترتیب در جعبه متنی Your Name و E-Mail Address وارد خواهیم نمود. (تصویر ۶ )

قسمت Server Information که در ادامه به تکمیل آن خواهیم پرداخت، شامل اطلاعاتی در مورد سرویس دهنده پست الکترونیکی شما میباشد. اولین گزینه موجود در این قسمت، مشخص کننده نوع سرویس حساب پستی شما میباشد. نوع سرویس پیشفرض Outlook برای دریافت ایمیل، POP3 است که ما آن را قبول میکنیم. در دو جعبه متن Incoming mail server و Outgoing mail server(SMTP) واقع در قسمت Server Information باید آدرس سرویس دهنده ارسال و دریافت E-Mail را وارد کنید. باز هم توجه کنید که این مشخصات باید توسط شرکت ارائه دهنده سرویس پست الکترونیکی در اختیار شما قرار گیرند. در صفحه بعد ما این دو قسمت را تکمیل میکنیم. نکته ! مشخصات ایمیل از طرف شرکت هاستینگ و یا وب سایتی که ایمیل خود را در آن ایجاد نموده اید دریافت کنید . بطور مثال در صورتیکه از هاستینگ نت سام استفاده میکنید در بخش اطلاعات سرور میتوانید mail.domainname و یا IP سرور ایمیل خود را وارد نمایید.

برای آنکه Outlook بتواند به حساب پستی شما وارد شود باید نام کاربری و کلمه عبور حساب پستی خود را به Outlook معرفی کنید. برای این منظور از جعبه متنی User Name و Password، واقع در قسمت Logon Information استفاده کنید. در صفحه بعد ما خودمان یک نام کاربری و کلمه عبور را در این قسمت وارد میکنیم. حالا اطلاعات مورد نیاز برای برقراری ارتباط با حساب پستی در اختیار Outlook قرار گرفته است. روی کلید Next کلیک کنید.

۰۶

پس از وارد نمودن کلیه مشخصات پست الکترونیک و سرور میل برای تنظیمات دریافت و ارسال بر روی More Setting (تصویر ۶) کلیک نموده و همانند (تصویر۷) یک صفحه جدید با گزینه های General ،Outgoing server,conection,advanced ظاهر میشود .

۸- تنظیمات ضروری برای ارسال و دریافت ایمیل در اوت لوک:

در ابتدا تب General مشاهده میشود که در این بخش میتوانید نام ایمیل خود را وارد نمایید. همانند تصویر ۷ بر روی تب outgoing server کلیک نموده و گزینه اول با عنوان My outgoing server (smtp) requiest authentication را فعال میکنیم. با فعال نمودن این گزینه ایمیل هایی که از طریق اوت لوک ارسال میگردد بخوبی از اوت لوک خارج شده و به دریافت کننده خواهد رسید. (تصویر۷)

۰۷

۹- تنظیم پورت POP3 و پورت SMTP در اوت لوک Outlook:

بر روی تب advanced (تصویر ۹) کلیک نمایید . incoming mail server با پورت ۱۱۰ و Outgoing server -SMTP با پورت ۲۵ بصورت استاندارد قرار دارد. ممکن است شرکت ارائه دهنده خدمات اینترنت به شما به جهت جلوگیری از اسپم و مشکلات مربوط به اسپمرها که اغلب با پورت ۲۵ اقدام به ارسال ایمیل های انبوه و غیر مجاز مینمایند، پورت ارسال را تغییر داده باشد که در اینصورت میتوانید از پورت اعلام شده از طرف واحد پشتیبانی شرکت هاستینگ یا شرکت اینترنت استفاده نمایید .

نکته ! درصورتیکه خدمات اینترنت شاتل یا داتک و یا اینترنت پارس آنلاین را استفاده میکنید میتوانید از پورت SMTP 587 به جای ۲۵ استفاده نمایید. در صورتیکه خدمات اینترنت خود را از سایر شرکت های اینترنتی دریافت میکنید میتوانید با تماس با واحد پشتیبانی پورت باز SMTP را سوال نمایید.

اگر بخواهید یک کپی از ایمیل هایی که از طریق اوت لوک دریافت میکنید در فضای میزبانی وب (هاستینگ) شما ذخیره شود میتوانید در پایین بخش Advanced (تصویر ۸) گزینه leave a copy of messages on the server را فعال نمایید. فعالسازی این گزینه به شما کمک میکند تا به ایمیل های رسیده در مکان دیگری و یا کامپیوتر دیگری از طریق وب میل براحتی و تنها با وارد نمودن آدرس وب میل و نام کاربری و کلمه عبور ایمیل مورد دسترسی داشته باشید .

نکته ! فضای میزبانی وب شما محدود است ،پس تعداد روزهایی که میخواهید کپی ایمیل ها ذخیره شود و همچنین تخلیه و حذف کامل ایمیل ها از پوشه deleted Item را فعال نمایید. برای تنظیم حذف ایمیل های دریافتی در زمان مشخص کافیست گزینه (Remove form server after) و (Remove form server when deleted form “deleted Item”) را فعال نمایید . (تصویر ۸)

۰۸

۱۰- آزمایش تنظیمات صحیح ایمیل در اوت لوک و مرحله پایانی:

در این مرحله صحت برقراری ارتباط با حساب پستی مورد نظر را مورد آزمایش قرار مي‌گیرد و برای آزمایش یک ایمیل تستی نیز ارسال مي‌گردد. در اینجا با نمایش علامت تیک سبز رنگ مشخص شده است که مشکلی در دریافت و ارسال نداریم. (تصویر ۹)

۰۹

۱۱- تنظیمات ایمیل بخوبی در اوت لوک (Outlook) به پایان رسید:

در اینجا Outlook به شما اعلام میکند که مراحل معرفی حساب پستی با موفقیت به پیان رسیده و بری خروج از ین قسمت باید روی دکمه Finish کلیک کنید. هم اکنون میتوانید با استفاده از برنامه اوت لوک ایمیل های دریافتی را مشاهده کنید و همچنین ایمیل ارسال کنید. هر روز صبح برنامه Outlook را در کامپیوتر شخصی خود اجرا نمایید. از ابتدای روز کلیه ایمیل های دریافتی بصورت خودکار از سرور هاستینگ توسط اوت لوک برای شما دانلود خواهد شد و ایمیل هایی که ارسال نموده اید در هر زمان که به اینترنت اتصال داشته باشید براحتی و بصورت خودکار ارسال میگردد. (تصویر ۱۰)

۱۰

+ برنامه آفیس اوت لوک به شما کمک میکند تا طی شبانه روز به کلیه ایمیل های دریافت شده و ارسال شده دسترسی داشته باشید. حتی اگر به دنبال ایمیلی هستید که دو یا چندسال پیش برای شما ارسال شده است یا شما ارسال نموده اید کافیست و یا حتی اگر هزاران ایمیل در اوت لوک شما دانلود شده باشد میتوانید در باکس جستجوی بالای برنامه بخشی از محتوای ایمیل و یا بخشی از عنوان یا ایمیل فرستنده یا گیرنده را وارد نموده و ایمیل مورد نظر را در تمام پوشه ها و یا در پوشه خاصی جستجو نمایید تا تنها ظرف مدت چند ثانیه ایمیل مورد نظرتان را از میان میلیون ها ایمیل یافته و در دسترس شما قرار دهد. هم اکنون استفاده از Outlook امکانپذیر میباشد، شما میتوانید مشابه راهنمای فوق ایمیل های دیگر خود را نیز در اوت لوک تنظیم نمایید و با اتصال ایمیل جی میل یا ایمیل های دیگر خود میتوانید کلیه ایمیل ها را بصورت یکجا و همزمان مدیریت نمایید و به زبان عامیانه شما میتوانید یک شرکت یا سازمان کوجک را تنها با استفاده از اوت لوک راه اندازی و مدیریت نمایید .

۱۲- تنظیمات اولیه آفیس اوت لوک پس از تنظیم موفقیت آمیز پست الکترونیک در اوت لوک:

برنامه اوت لوک ابزار و امکانات بسیاری دارد تا بتواند علاوه بر دریافت ایمیل و ارسال ایمیل با استفاده از این ابزار بطور کامل برنامه روزانه خود را همراه با ابزار هوشمندی برای یادآوری قرار ملاقات ها و یا یادآوری امور روزانه بصورت یکجا در دسترس داشته باشیم .برای تنظیم سایر ابزار و امکانات اوت لوک کافیست به صفحه اول برنامه اوت لوک مراجعه نموده و از منوهای بالای صفحه بر روی File (تصویر ۱۱) کلیک نمایید.

۱۱

۱۳- افزودن ایمیل جدید و مدیریت ایمیل های قبلی:

برای اضافه کردن ایمیل جدید در اوت لوک و یا مدیریت ایمیل های تنظیم شده قبلی در اوت لوک کافیست برنامه اوت لوک را اجرا نموده و بر روی منو File کلیک نمایید . در صفحه بعد (تصویر ۱۲) میتوانید بر روی گزینه Add Account برای افزودن پست الکترونیک جدید در اوت لوک کلیک نمایید. مراحل تنظیم و اضافه نمودن ایمیل به برنامه اوت لوک همانند راهنمای فوق میباشد. برای مدیریت ایمیل های قبلی نیز میتوانید در (تصویر ۱۲) همین صفحه بر روی Account Setting کلیک نموده و نسبت به تغییر کلمه عبور یا نام کاربری و یا مدیریت بخش های دیگری از ایمیل های تنظیم شده خود اقدام نمایید.

۱۲

* فعالسازی و مدیریت ابزار و امکانات Outlook

 مجموعه نرم افزارهای مایکروسافت آفیس دارای برنامه های کاربردی کاملی برای استفاده کاربران میباشد که هر کدام از این برنامه ها دارای ابزار و امکاناتی به جهت بهینه سازی فعالیت های مرتبط و صرفه جوئی بیشتر در وقت کاربران میباشد. برنامه اوت لوک نیز مانند سایر برنامه ها دارای ابزار و امکاناتی میباشد. بطور مثال دفترچه تلفن اوت لوک، تقویم، برنامه های روزانه،قرار ملاقات ها، ایمپورت ایمیل ه ، بکاپ گیری از ایمیل های دریافتی، ایجاد پوشه ها به جهت طبقه بندی فعالیت های روزانه، اتصال به گوشی تلفن همراه یا کامپیوتر دیگر، اتصال به برنامه ارسال پیامک و … امکانات دیگر برای فعالسازی ابزار و امکانات و مدیریت برنامه های زیرمجموعه اوت لوک کافیست مانند (تصویر ۱۲) بر روی Options کلیک نمایید. یکی از امکاناتی که به ایمیل شما نیز مرتبط خواهد بود ایجاد امضا برای هر ایمیل و همچنین تنظیم زمان برای ارسال و دریافت خودکار ایمیل های جدید میباشد.

۱۳

– مدیریت زمان ارسال ایمیل و دریافت ایمیل در Outlook:

با تنظیم زمان ارسال ایمیل و دریافت ایمیل میتوانید زمان دریافت ایمیل های جدید در هر بار (دانلود از سرور و اتصال اوت لوک به اینترنت و سرور هاستینگ) و همچنین زمان ارسال ایمیل های خود را تنظیم نمایید. اینکار موجب میشود تا در صورت کندی سرعت اینترنت یا حتی اختلال زمانی در سرور ایمیل با فرارسیدن زمان دانلود ایمیل و یا زمان ارسال ایمیل هر مرتبه اوت لوک برای ارسال و دریافت تلاش بصورت خودکار برای انجام کامل ارسال یا دریافت ایمیل فعال شود. (تصویر ۱۳)

روش مدیریت و تغییر زمان ارسال و دریافت:

برنامه اوت لوک را اجرا نموده و پس از کلیک بر روی منو File بر روی منو سمت چپ با عنوان Advanced کلیک نموده و پس از آن بر روی دکمه send/ Receive کلیک نمایید. در صورتیکه شما طی شبانه روز در زمان های نامشخصی ایمیل دریافت میکنید و ایمیل ارسال میکنید میتوانید هر دو گزینه را به دقیقه از یک تا پنج دقیقه تنظیم نمایید. در صورتیکه زمان بیشتری را در نظر بگیرید، برنامه اگر ایمیلی را دریافت کند تا مقدار زمانیکه شما وارد نموده اید ایمیل جدیدی را حتی اگر برای شما ارسال شده باشد دریافت نخواهد کرد. (تصویر ۱۴)

روش ایجاد امضاء برای ایمیل ها و یا مدیریت امضاء ایجاد شده:

برای ایجاد یا مدیریت امضا شما میتوانید پس از اجرای برنامه اوت لوک بر روی file و پس از آن بر روی Options کلیک نمایید و در صفحه بعد بر روی Mail (تصویر ۱۴) کلیک نموده و برای هر کدام از ایمیل ها یک امضا مشخص ایجاد نمایید. امکان درج تصویر و لینک و یا مدیریت فونت، سایز و رنگ در امضای اوت لوک وجود دارد.

گردآوری: نت سام